Gestion de contrats : les 5 pratiques de base
Gestion de contrats et plus particulièrement les contrats de travail est un véritable enjeu pour les sociétés. Le contrat n’est pas seulement un document légal. Il représente aussi un outil de gestion stratégique dans les opérations administratives. L’objectif principal consiste à l’établissement d’un contrat. Et pour garantir les intérêts de chaque partie prenante, chaque clause doit être rédigée minutieusement. Dans cet article, nous discuterons des meilleures pratiques et des recommandations pour la mise en œuvre de la bonne gestion des contrats.
Table des matières
- Définition de la gestion de contrats
- Gestion de contrats et ses domaines
- Importance de la gestion de contrats
- Le déroulement de la gestion de contrats
- Introduction d’outils automatisés de gestion de contrats
Définition de la gestion de contrats
La base d’un contrat
En gestion de contrats, le contrat représente la base de toute relation commerciale entre une société et ses fournisseurs ou ses prestataires, mais aussi entre un employeur et ses employés. Par ce document juridique, les deux parties conviennent de leur intention de coopérer et de la manière dont cette coopération se déroulera. Pour être juridiquement sécurisé et éviter les litiges, les contrats sont souvent complexes et longs. Lorsque deux ou plusieurs entités, qu’il s’agisse de deux entreprises ou d’employés d’une organisation, veulent travailler ensemble, on parle de contrats. Le contrat fixe les conditions générales pour que chaque partie exécute sa part du contrat.
Les avantages d’une bonne gestion de contrats
Une bonne gestion de contrats ne rapporte pas que des profits sur le chiffre d’affaires, mais elle permet aussi la rentabilité du temps passé sur ces tâches obligatoires conforme à la loi. Il devrait y avoir un accord sur ce qui comprend l’administration des contrats, également connue sous le nom de CLM ou Contract Lifecycle Management. Il consiste au suivi de l’ensemble des étapes du cycle de vie du contrat, à savoir :
- Récolter les éléments qui permettent de rédiger jusqu’à la signature du contrat
- Exécuter correctement le contrat et mettre à jour le contrat si nécessaire
- La résiliation de contrat
Suivi des processus
La gestion de contrats comprend donc tout le suivi, mais aussi la sélection des fournisseurs, des sous-traitants ou des employés. Par conséquent, il est important de minimiser les risques financiers et de maximiser les performances opérationnelles et financières d’une organisation. Cela inclut des révisions régulières des documents existants pour les tenir à jour avec les évolutions légales et réglementaires.
Gestion de contrats et ses domaines
Concernant les achats et les ventes
La gestion de contrats comprend plus que la simple commande auprès des fournisseurs et l’achat et la vente de services commerciaux. Cela affecte également la comptabilité, comme :
- traiter les factures et les devis
- recouvrement des débiteurs
- paiement des factures
- déclaration régulière des ventes, de la TVA ou d’autres taxes
- le paiement des cotisations sociales
- les aspects réglementaires de la vie entrepreneuriale telle que l’approbation des comptes annuels
Concernant les Ressources Humaines
Enfin, la gestion de contrats concerne aussi les services RH, les contrats de travail constituant une part importante des contrats des entreprises. Il concerne la gestion de :
- Début et fin de contrat
- Edition des fiches de paie
- L’absentéisme et les congés
- Les litiges
- Les formations
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Importance de la gestion de contrats
La gestion de contrats est essentielle pour multiples raisons :
Détermine toute relation entre l’entreprise et son salarié
Un contrat est en priori un document juridique qui définit l’ensemble de la relation entre deux parties. Plus vous êtes précis et détaillé, moins vous aurez besoin de mises à jour et de modifications en cours de route. Par conséquent, la rédaction initiale est très importante pour réduire le risque de litiges et de malentendus. Ainsi, un contrat bien rédigé évite de dépasser le budget et assure que les moyens correspondent aux objectifs.
Définit tous les aspects du projet ou de la prestation
La clause définit tous les aspects du projet ou de la prestation, pour ne citer que :
- Les modalités de paiement
- Les attentes de la mission : les objectifs, les échéances, les budgets
- Les ressources workflow ou processus de validation
- Les obligations de conformité ou de qualité
Les services RH optimisent la gestion de contrats de travail pour éviter les délits réglementaires et renforcer la marque employeur d’une entreprise. Par ailleurs, il réduit :
- Le risque de conformité
- Les coûts comparés aux tarifs des fournisseurs
Prendre rapidement des décisions de révision si nécessaire
Avoir un aperçu des différents aspects du contrat vous aidera à prendre des décisions de révision rapides si nécessaire. En fait, des contrats inadéquats ou inexacts peuvent entraîner des pertes financières importantes, tandis qu’une gestion de contrats efficace se traduit par de meilleures relations d’affaires et une rentabilité plus élevée.
Le déroulement de la gestion de contrats
La gestion de contrats ne se limite pas à la création et à la signature de documents. Cela implique différentes étapes qui débutent bien avant que le contrat réel ne soit créé.
Collecte de données
Pour préparer le contrat, l’entreprise a besoin d’obtenir les données des parties tels que :
- Les informations d’identité
- Les informations officielles et administratives
Il doit aussi spécifier le type de contrat. S’agit-il d’un contrat de service, d’un contrat commercial ou d’un contrat de travail ?
Réduction des risques d’erreurs et optimisation du temps passé
Avant, cette démarche était fastidieuse et souvent source d’erreurs en raison d’erreurs dans la saisie des données et la transcription manuelle des données. La standardisation de certaines procédures contractuelles facilite leur élaboration. À titre d’exemple, un gestionnaire ne peut saisir qu’une seule fois les données relatives au contrat, ce qui affecte tous les documents associés. Ainsi, en gestion de contrats, la génération automatisée des documents permet de réduire le risque d’erreurs et d’optimiser le temps passé. En effet, il n’est pas nécessaire de ressaisir les données ou de modifier manuellement les conditions.
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Mais faites confiance à notre agence spécialisée en gestion des ressources humaines, SK`Hay, et vous aurez la confiance de nos experts lors de l’exécution de diverses tâches administratives que votre organisation mérite tel que la gestion de contrats. Nous avons soigneusement sélectionné des experts en droit du travail et en gestion du personnel en fonction de leurs compétences afin d’être toujours proches des besoins de nos clients.
Élaboration d’un contrat
En gestion de contrats, c’est l’étape précontractuelle et consiste à préparer un premier projet de contrat qui est soumis aux parties pour approbation ou modification. Une rédaction précise et objective garantit le succès. Cette étape est très importante, par exemple, en utilisant un système de gestion de contrats qui intègrent les documents réglementaires et les conventions collectives, les fautes légales peuvent être évitées. Il est aussi important d’adapter le contenu du contrat aux spécificités de l’entreprise, ses enjeux et ses exigences.
Négociation des modalités
Par la suite, le contrat est négocié entre les différentes parties. La négociation est donc pour :
- les changements
- les suppressions
- les ajouts de postes, de services et de missions
Dans certains cas, ce temps sera plus ou moins long, mais beaucoup dépendra des précautions prises. Plus vous coordonnez soigneusement vos préparatifs, moins vous aurez besoin de négociations. Un système de gestion de contrats simplifie les négociations et réduit le temps nécessaire pour identifier les faiblesses. L’échange de réclamations et de propositions mutuelles sera centralisé dans un document unique accessible en ligne dans un lieu sécurisé jusqu’à la signature du contrat.
Automatisation du processus d’acheminement
L’automatisation du processus d’acheminement améliore également la sécurité et la qualité des contrats, permettant à différents départements et parties prenantes d’examiner directement les contrats juridiques, financiers, ou ressources humaines.
Consentement et signature du contrat
En gestion de contrats, une fois que tout le monde s’est mis d’accord sur les clauses d’un contrat, celui-ci doit être validé. La signature est une partie importante du contrat, car la légalité du contrat dépend de la conformité de la signature. Selon la taille de l’entreprise, plusieurs parties, y compris le directeur général ainsi que les services des ressources humaines et des finances, doivent accepter le contrat. La conclusion est faite par la signature formelle du contrat, qui est le début effectif de la mission.
Signatures manuscrites ou électroniques
Ces signatures peuvent être manuscrites ou électroniques et utiliser un logiciel spécial pour accélérer le processus de vérification. Cela devient encore plus intéressant lorsque le nombre de signataires est important. Finies les chasses aux signatures qui vous font perdre du temps.
Suivi et évaluation
Un contrat une fois signé ne doit pas nécessairement être conservé dans un placard ou un fichier informatique. Pour une bonne gestion de contrats, son exécution requiert généralement des mises à jour ou des ajouts pour vérifier les changements. Ces derniers sont souvent soumis au même processus de vérification que le contrat initial. Il s’agit d’une étape souvent négligée par les entreprises qui entraîne des pertes financières. Le défaut d’annulation ou de renouvellement peut entraîner des frais d’annulation élevés.
Surveillance optimisée
Avec une gestion de contrats appropriée, vous pouvez éviter la perte de fichiers et obtenir une approbation rapidement lorsque vous en avez besoin. La surveillance est également optimisée en stockant toutes les informations liées au contrat en un seul endroit. Il concerne le budget, les échanges, les comptes rendus de réunions, les modifications. Le système de gestion de contrats comprend la réalisation d’examens d’audits et de rapports conçus pour s’assurer que chaque partie se conforme aux conditions du contrat.
Révision et modification du contrat
L’évolution de la mission en cours d’exécution peut entraîner des révisions ou des modifications de contrat comme :
- La révision des tarifs, d’un loyer, d’une redevance
- L’ajout d’une mission ou modification d’une tâche
- L’abandon d’une mission ou d’une prestation
- L’exécution manuelle de cette tâche de mise à jour peut rapidement prendre beaucoup de temps.
Facilité de modifications
Grâce à un système de gestion de contrats, la plupart des documents de la première ébauche du contrat sont rassemblés en un seul endroit, ce qui facilite les modifications. Vous avez la possibilité d’ajouter ou de supprimer des missions selon vos besoins, et toutes les parties peuvent être informées des changements en temps réel. La procédure de vérification suit les mêmes étapes que l’approbation initiale. Selon la nature du changement, il existe également des options qui offrent des procédures plus souples. À titre d’exemple, une seule signature du directeur financier si le changement ne dépasse pas un certain montant.
Automatisation des procédures de révision
Un logiciel de gestion de contrats peut également automatiser certaines méthodes de révision, comme l’indexation des prix en fonction des coûts de construction annuels révisés. Cela vous donne la tranquillité d’esprit que vos contrats sont à jour sans avoir besoin de longues interventions. En principe, cet outil vous permet également de gérer les modifications de contrat afin de toujours rester à jour.
Fin de contrat
Enfin, la gestion de contrats comprend la durée du contrat, soit parce que la commande a été correctement exécutée, soit parce que l’une des parties souhaite résilier le contrat. Dans les deux cas, certaines procédures doivent être suivies pour se conformer à la réglementation, notamment dans le cas des contrats de travail et des marchés publics. Le suivi est le plus grand défi dans la gestion de contrats, car les projets complexes impliquent souvent de nombreuses parties prenantes. Grâce à des contrôles appropriés, il sera finalement possible de vérifier la conformité et le respect du processus légal. En effet, les solutions logicielles intègrent des règles de fonctionnement qui assurent le respect des :
- délais
- conditions de paiement
- processus administratifs
Pour une collaboration pérenne et fructueuse
Contrôler et gérer les tâches administratives en interne est certes une décision louable, mais elle reste peu économique, chronophage et sujette à des risques d’erreurs qui nuisent à l’image de l’entreprise. Chez Sk`Hay, nous comprenons la valeur d’un service qualifié orienté vers une approche plus humaine. Moyen de compétitivité par excellence, la Gestion des Ressources Humaines fait partie intégrante de notre cœur de métier et nous sommes prêts à tout pour comprendre votre culture. La gestion de contrats en fait partie. Pour une collaboration pérenne et fructueuse, nous mettons l’accent sur nos atouts pour faciliter le contact humain dans le respect du dialogue et de l’écoute pour orienter votre stratégie RH.
Introduction d’outils automatisés de gestion de contrats
Un logiciel de gestion de contrats facilite grandement le suivi du cycle de vie des contrats. Grâce à l’automatisation, ces outils maximisent les performances et font gagner beaucoup de temps. La gestion de contrats a été modernisée par le biais de LegalTech, une technologie qui automatise les processus de travail juridiques. Elle a permis de renforcer la gestion du cycle de vie d’un contrat.
Principales fonctionnalités du logiciel
Les principales fonctionnalités du logiciel de gestion de contrats incluent :
- La programmation des approvisionnements pour sélectionner les options les plus intéressantes
- La gestion des fournisseurs et des prestations, y compris la possibilité d’accords individuels en rapport avec un accord-cadre
- Le contrôle des coûts dans le cadre d’un budget donné
Les autres fonctionnalités
- La gestion des modifications et des révisions pendant la durée du contrat en tenant compte de l’impact sur les budgets, les ressources et les plans d’exécution.
- Le suivi de la progression du site pour aider votre équipe à planifier des actions correctives et à prendre des décisions en temps opportun.
- La communication et la collaboration entre les parties prenantes en facilitant l’accès aux documents et les échanges (réunions, notes, courriers) entre les différentes parties.
- Le suivi de la conformité avec des alertes auto-configurables
La solution de gestion de contrats doit s’intégrer intuitivement à un système de gestion de projet, mais doit également implémenter un logiciel SaaS pour ERP afin de gérer le recouvrement de créances, la facturation ou la gestion administrative globale.
Outil informatique dédié
La gestion de contrats de travail peut aussi être améliorée par le biais d’un outil informatique dédié appelé GED pour la gestion électronique des documents. Avec ce logiciel, vous pouvez gérer tous vos documents professionnels dont divers contrats de façon dématérialisée et sécurisée. Gérez et organisez de manière centralisée vos fichiers numériques afin que vous puissiez :
- Explorer les documents en demandant le droit d’accès
- Rectifier les documents
- Faire le partage des fichiers
- Enrichir la base de données de fichiers
- Enlever un élément
Dokmee : véritable solution GED de référence sur le marché
Véritable solution de GED de référence sur le marché mondial de la gestion documentaire, Dokmee permet aux petites entreprises et ETI de gérer de manière sécurisée et optimale tous leurs contrats en un seul endroit. Des fonctionnalités intelligentes telles qu’une visionneuse intégrée vous permettent d’archiver toutes sortes de fichiers dans plus de 90 formats et extensions. De plus, vous pouvez bénéficier d’un module de signature électronique certifié pour faciliter vos processus administratifs.
Un DRH qualifié à votre service
Une plaque tournante pour plusieurs organisations, Sk`Hay agence d’externalisation est à l’avant-garde de tout projet RH et est un professionnel de confiance. Ce professionnel des ressources humaines à l’esprit neutre possède toutes les qualifications et l’expérience nécessaires pour effectuer le travail et s’efforce de remplir vos obligations légales et administratives en toute sécurité.
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